Tämä tietosuojaseloste kuvaa miten BJJ Vaasa ry käsittelee henkilötietoja, jotka kerätään kurssi-ilmoittautumisten ja postituslistan yhteydessä.
Rekisterinpitäjä
BJJ Vaasa ry · Wasamove, Meijerinkatu 9, 65100 Vaasa · bjjvaasa1@gmail.com
Mitä tietoja kerätään
Aikuisten kursseilla osallistujasta kerätään:
- Etunimi ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Syntymävuosi (kurssin ikärajan tarkistamiseen)
Juniorikursseilla osallistuja on alaikäinen. Ilmoittautumiseen tallennetaan hänestä vain etunimi, sukunimi ja syntymävuosi — ei omaa sähköpostiosoitetta eikä puhelinnumeroa. Syntymävuoden perusteella ohjaaja sijoittaa lapsen oikeaan ryhmään ja erottaa samannimiset osallistujat toisistaan. Yhteystiedot kerätään huoltajalta:
- Huoltajan etunimi ja sukunimi
- Huoltajan sähköpostiosoite
- Huoltajan puhelinnumero
Emme kerää tarkkaa syntymäaikaa, henkilötunnusta tai muuta yksilöivää tietoa kummastakaan.
Käsittelyn peruste
Tietoja käsitellään sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (GDPR 6(1)(b)) — ilmoittautuminen kurssille muodostaa sopimuksen seuran kanssa.
Juniorikursseilla sopimuksen tekee huoltaja lapsen puolesta: huoltaja täyttää ja lähettää lomakkeen, joten lapselta ei pyydetä erillistä suostumusta eikä erillistä suostumusmenettelyä käytetä. Sama peruste kattaa sekä lapsen että huoltajan tiedot.
Mihin tietoja käytetään
- Ilmoittautumisen käsittelyyn: ohjaaja käy ilmoittautumisen läpi ja vahvistaa kurssipaikan
- Kurssipaikan vahvistamiseen sähköpostitse
- Yhteydenpitoon kurssin käytännön asioista
- Yhteydenpitoon huoltajaan lapsen ryhmää koskevissa asioissa (juniorikurssit)
Ilmoittautumisen käsittely
Ilmoittautuminen ei vahvista paikkaa itsestään: ohjaaja käy sen läpi ja hyväksyy tai hylkää sen. Hyväksytystä ilmoittautumisesta lähetämme vahvistusviestin, jossa on linkki paikan perumiseen. Hylätty ilmoittautuminen poistetaan, eikä siitä lähetetä viestiä. Juniorikurssilla viesti lähetetään huoltajan sähköpostiin.
Säilytysaika
Tiedot poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua kurssin päättymisestä. Ilmoittautuminen, jota ohjaaja ei ole käsitellyt, poistetaan viimeistään 90 päivän kuluttua sen lähettämisestä.
Sama säilytysaika koskee sellaisenaan myös alaikäisen osallistujan ja hänen huoltajansa tietoja — niitä ei säilytetä muita pidempään.
Postituslista
Voit halutessasi liittyä sähköpostilistalle saadaksesi ilmoituksen tulevista alkeiskursseista ja seminaareista. Listalle liittyminen on vapaaehtoista eikä liity kurssi-ilmoittautumiseen.
- Kerättävät tiedot: sähköpostiosoite ja valitsemasi aiheet (alkeiskurssit, seminaarit)
- Käsittelyn peruste: suostumus (GDPR 6(1)(a)) — liittyminen vahvistetaan sähköpostilinkillä (double opt-in)
- Säilytysaika: kunnes perut tilauksen; vahvistamattomat liittymiset poistetaan 24 tunnin kuluttua
- Peruminen: jokaisessa viestissä on peruutuslinkki, ja voit perua tilauksen koska tahansa
Kenellä on pääsy tietoihin
Tietoihin pääsevät käsiksi vain BJJ Vaasan hallituksen jäsenet sekä peruskurssin ja junioriryhmien ohjaajat. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Tekniset toimittajat
Tietojen käsittelyssä käytetään seuraavia palveluntarjoajia:
- Turso (tietokanta, EU-alueella) — säilyttää ilmoittautumistiedot
- Resend (sähköposti, EU-alueella) — lähettää vahvistuslinkin
- Vercel (sovellusalusta, EU-alueella) — hostaa sivuston
Oikeutesi
- Tarkastusoikeus — voit pyytää selostuksen sinusta säilytetyistä tiedoista
- Oikeus tietojen poistamiseen — voit perua ilmoittautumisesi vahvistussähköpostissa olevasta peruutuslinkistä tai pyytää tietojen poistoa sähköpostitse
- Oikeus tietojen oikaisemiseen — voit ilmoittautua uudelleen päivittääksesi tiedot tai pyytää muutosta sähköpostitse
- Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle — tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi
Alaikäisen osallistujan oikeuksia käyttää hänen huoltajansa.
Yhteydenotot
Tietosuoja-asioissa: bjjvaasa1@gmail.com